Fakülte sekreteri


Görev Adı (Unvanı) : Dekan Kalemi 

Bağlı Olduğu Unvan: Fakülte Sekreteri 

Vekili: Fakülte Sekreteri’nin yetkilendirdiği personel 

Nitelikleri:

  •  657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu’nda belirtilen genel niteliklere sahip olmak. 
  •  İlgili mevzuat, yönetmelik, yönerge ve esasları bilmek. 
  •  MS Office programlarını bilmek. 
  •  Bilgisayar ve ek donanımları (yazıcı vb.) etkin kullanabilmek. 

Görev ve Sorumlulukları:

  •  Dekanlık Makamı’nın telefon ve randevu işlerini düzenlemek. 
  •  Dekanlık Makamı’nın tüm protokol işlerini takip etmek. 
  •  İmzaya açılan evrakları Dekanlık Makamı’na sunmak. 
  •  Dekanın görevlendirmelerinde yolculuk ile konaklama için rezervasyonlarını yapmak. 
  •  Dinî ve Millî bayramlarda Dekanın tebrik mesajlarını hazırlamak ve dağıtımını sağlamak. 
  • Dekanlığın görev alanı ile ilgili vereceği diğer işleri yapmak. 
  • Yukarıda belirtilen görevlerin yerine getirilmesinde Dekana ve Fakülte Sekreterine karşı sorumlulukları yerine getirmek. 
  • Fakülte Dekanlığına birim içi, dışı ve kurum dışından, elden, posta, zimmetle, kargo ile gelen belge  /evrakları teslim almak. 
  • Fakülteye gelen tüm evrakların elektronik belge yönetim sistemine (EBYS) kaydını yaptıktan sonra Fakülte Sekreteri’ne EBYS üzerinden sevk etmek.  
  • Fakülteye gizli kaşeli veya kapalı zarf halinde gelen evrakları açılmadan Dekana iletmek. 
  • Birim içinden gönderilecek evrakları postaya vermek. 
  • Bağlı olduğu yöneticiler tarafından verilen benzer görev ve sorumlulukları yerine getirmek. 
  • Üniversitenin misyonunu, vizyonunu, kalite politikasını benimsemek ve bu doğrultuda hareket etmek ve biriminde bu doğrultuda hareket edilmesini sağlamak. 
  • Üniversite ve Fakülte’nin kalite hedeflerine ulaşılması için üzerine düşen çalışmaları yapmak. 
  • Faaliyetlerini yürütürken ilgili mevzuata ve kamu etik kurallarına uygun hareket etmek ve kayıtları eksiksiz tutmak. 
  • İç kontrol kapsamında biriminde yapılacak düzeltici ve önleyici faaliyetlerin yerine getirilmesine katkı sağlamak. 
  • Yaptığı işle ilgili iyileştirme önerilerini üst yönetimle paylaşmak.  
  • Yetkili ve sorumlu olduğu sistemlerde (otomasyon, hizmet takip, web portal vs.) ilgili verileri güncel tutmak. 
  • Dekan ve Fakülte Sekreteri’nin onayı olmadan kişilere malzeme, bilgi ve belge vermemek. 
  • Göreviyle ilgili elektronik ortamda bulunan bilgi ve belgelerin yedeğini almak ve uygun bir ortamda muhafaza etmek. 
  • Görevinden ayrılma durumunda kullanmak üzere teslim almış olduğu malzemeleri birimin yetkili personeline sağlam ve eksiksiz teslim etmek. 
  • İşlemi tamamlanan evrakları Yükseköğretim Üst Kuruluşları ve Yükseköğretim Kurumları Saklama Süreli Standart Dosya Planı’na göre dosyalamak, en kolay ve en kısa zamanda ulaşılmasını sağlayacak şekilde mevcut asli düzenlerini bozmadan tasnif ve muhafaza etmek. 
  • Birimde yetkili personelin istekleri doğrultusunda görülmek ve incelenmek üzere alınacak arşiv evraklarını iade etmek şartıyla ilgililere teslim etmek ve süreci takip etmek. 
  • Gelen talepler doğrultusunda göreviyle ilgili konularda yazışmaları yapmak. 
  • Bağlı olduğu üst yönetici/yöneticiler tarafından mevzuatına uygun verilen görev ve sorumlulukları yerine getirmek. 

Yetkileri:

  • Üniversitenin Elektronik Belge Yönetim Sistemi’ni (EBYS) kullanmak. 
  • Yazıları paraf etmek.  
  • İlgililerden (akademik ve idari personel) gerekli bilgi ve belgeleri talep etmek.  
  • Birim ile ilgili yazıları teslim alma ve tutanakları imzalamak.