Mali işler birimi
Görev Adı (Unvanı): Mali İşler Birimi
Bağlı Olduğu Unvan: Genel Sekreterlik, Fen Edebiyat Fakültesi Dekanlığı
Nitelikleri:
- Fakülte içi ve Fakülte dışı yazışmaları, Fakültenin gelen- giden evraklarını sisteme girerek ilgili birimlere sevkini sağlamak, Fakülte Kurulu ile Fakülte Yönetim Kurulu kararlarını hızlı ve doğru bir şekilde yazarak Bölümlere iletmek.
Görev ve Sorumlulukları:
- Birime gelen her türlü evrakın incelenmesi ve gerekli üst yazıyı yazmak.
- Akademik personelin (aylık ve yaz okulu) ek ders yüklerinin kontrol edilmesi ve ek ders ücreti tahakkukunun hazırlamak.
- 31. Madde kapsamında görevlendirilen öğretim elemanlarının E-Bildirge ortamında işe giriş ve çıkış işlemleri, ek ders tahakkuku, Primlerin E-Bildirge ortamında SGK ya gönderilmesi.
- Yurt içi-yurt dışı, geçici ve sürekli görev yollukları ile ilgili ödeme emri belgelerinin hazırlamak.
- Fakültenin bütçesinin hazırlamak.
- Fakülte personeline ait her türlü özlük ödeme belgelerini hazırlamak.
- Üçer aylık dönemlerde serbest bırakılan bütçe ödeneklerinin takibinin yapılması ve ödeneklerin takibini yapmak.
- Akademik ve idari personelin maaşlarının hazırlanması. Ocak ve Temmuz aylarında memur maaş katsayısı doğrultusunda maaş avans ve farklarını hazırlamak.
- Personelin kıdem ve terfi değişikliklerinin maaş sistemine girmek.
- Görev yeni başlayan personelin kısıt maaşının hazırlamak.
- İdari personelin giyim yardımlarının tahakkuk ettirilmek.
- Emekli keseneklerinin Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı ile uyumlu bir biçimde internet üzerinden göndermek.
- Kişi borçlarının tahsili ile ilgili işlemler yapmak.
- Kamu personeli Dil Sınavı Sonuç Belgesi sunan personelin belgelerini maaş sistemine işlemek.
- Mal ve Hizmet alımı işlemlerinin bütçe ödeneklerine göre yapılmasını ve takip etmek.
- Piyasa araştırması yaparak, tekliflerin alınması ve satın alma onay belgesini hazırlamak Satın alma işlemleri ile ilgili ön mali kontrolü gerektiren evrakların hazırlanması ve takibini yapmak.
- Satın alma oluru ve onay belgelerini hazırlanmak.
- Taşınır kayıt kontrol ve taşınır işlem fişlerinin ve muayene raporunun alınması ve tahakkuk evrakına bağlanmasını sağlamak.
- Fakülteye alınan malzemelerin Ambara alınmasını sağlamak.
- Fakülte ambarına alınan malzemelerin dağıtımını sağlamak.
- Fakülteye alınan demirbaşlara sicilini yazıp zimmetini yapmak.
- Herk olan demirbaşları tespit edip kayıtlardan düşürülmesini yapmak.
- Fakülte ihtiyaçlarını belirleyip Fakülte Sekreterine bildirmek.
- Belirli aralıklarla Fakülte ambarını saymak ve düzenli olmasını sağlamak.
- Fakülte demirbaşlarının etkin bir şekilde kullanılmasını sağlamak.
- Her mali yılsonunda Hesap Cetvellerini hazırlamak.
- Devir yolu ile alınan demirbaşların kayıtlarını yapmak ve Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına bildirmek.
- Tüketim Malzemelerine ait çıkış raporlarını her üç ayın sonunda Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına bildirmek.
- Fakülte bünyesinde bulunan bilgisayar laboratuvarlarındaki bilgisayarların çalışır durumda olmalarının sağlanması, bölümlere ait bilgisayar programlarının kurulumlarının yapılması, cihaz arızaların giderilmesi için ilgili Daire Başkanlığı ile iletişime geçmek.
- Tüm akademik ve idari kadrolu personelin süreç içerisinde karşılaştığı bilgisayar ve çevre birimlerini kullanımı ile ilgili, anlık şikâyetlerinin çözümlenmesi için ilgili Daire Başkanlığı ile iletişime geçmek.
- Bölümlere ait dersliklerde, toplantı ve konferans salonlarında kullanılan projeksiyon cihazlarında oluşan bağlantı problemlerinde tespit yapma, problem çözme için ilgili
- Daire Başkanlığı ile iletişime geçmek.
- Zaman içerisinde arıza yapma ihtimali olan bazı bilgisayar parçalarında yedekleme gerektiğinden (bütçenin elverdiği durumlardan haberdar edildiğimizde) Bu parçalara ait özelliklerin tespit edilerek, alımı yapacak birime bilgi verilmesi veya alınmasını sağlamak.
- Bilgisayar içerisindeki herhangi bir donanımın arızalanması durumunda öncelikle tespitin yapılması, problemli parçanın yenisi ile değişimi için ilgili Daire Başkanlığı ile iletişime geçmek.
- İnternet ve ağ bağlantısı ile ilgili problemlerin giderilmesi ve bizi bilgi, yetki anlamında aşan durumlarda ilgili Daire Başkanlığı ile irtibata geçerek problem çözümünün organize edilmesi.
- Dekan ve Dekanın yetkili kıldığı diğer akademik yöneticilerin ve Fakülte Sekreterinin vereceği diğer işleri yapmak.
